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Auf den Punkt …

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Verborgene Ressourcen heben und das Ebit spürbar verbessern

Auf den Einkaufsleitern mittelständischer Unternehmen lastet ein ungeheurer Druck. Eine große Anzahl von Lieferanten mit Tausenden von Produkten und Dienstleistungen macht es unmöglich, die Übersicht zu behalten.

Die GMVK unterstützt die Einkaufsabteilungen, in dem sie mit einem ergebnisorientierten Ansatz warengruppenbezogene messbare Einsparpotentiale sichtbar macht. Eine umfangreiche Analyse, begleitet von Beschaffungsmarktprüfung und Benchmarks, geht einer Strategiephase voraus, bevor die veränderten Prozesse anschließend systematisch implementiert werden, um langfristig und nachhaltig Kosten zu sparen. Der ganze Prozess wird vor Ort von GMVK-Spezialisten begleitet. Im Fokus der Analyse steht dabei alles, was nicht Kernkompetenz eines Unternehmens ist.

„Die Peripherie ist wichtig, wird aber von Unternehmen meistens sträflich vernachlässigt. Das entscheidende Instrument zur Verbesserung des Ebit eines Unternehmens ist die Schaffung von Transparenz, sowohl auf Produktebene wie auf dem Beschaffungsprozess,“ so Ulrich Rehrmann, Geschäftsführender Gesellschafter von GMVK, „Allein schon durch die Schaffung von Transparenz lassen sich leicht 20 Prozent der Kosten einsparen.“

Spezielle Software für den Einkauf

Mangelnde Transparenz von Kennzahlen und eine suboptimale Stammdatenpflege sind weit verbreitete Probleme im Mittelstand. Rehrmann: „Immer wieder haben uns die Kunden nach Software-Lösungen gefragt, um die Vielzahl der Daten in eine sinnvolle Struktur zu bringen und effiziente Analysen möglich zu machen. Mit dem Einsatz unserer neuen Business-Intelligence-Software haben wir genau diese Lösung. Über alle Benchmarks entstehen automatisch Kennzahlen, die unternehmerische Entscheidungen erleichtern.

Ob zum Ende einer Abrechnungsperiode eine Darstellung sämtlicher Einsparungen gewünscht ist oder unterjährig schnelle Analysen zur Bewertung von unterschiedlichen Vergabe-Szenarien benötigt werden – die Software, selbstverständlich mit SAP-Schnittstelle, sorgt für hohe Transparenz gegenüber dem Controlling und stärkt somit die Rolle des Einkaufs im Unternehmen.

„Ein wesentlicher Effekt ist, dass Entscheidungen auf sicherer Datenbasis und somit wesentlich schneller getroffen werden können. Jahrzehnte langes Erfahrungswissen und moderne Software ergänzen sich perfekt und der betriebswirtschaftliche Vorteil zeigt sich bereits nach kürzester Zeit“, berichtet Rehrmann aus erfolgreichen Pilotprojekten in der Automobilindustrie. Die GMVK setzt die Software in der Beratungsarbeit selbst ein, gibt sie aber auch dort, wo es sinnvoll und gewünscht wird, exklusiv an ihre Kunden weiter.

Auch Werkzeuge gehören auf dem Prüfstand

Innerhalb der GMVK verantwortet Werner Kubitza den Geschäftsbereich Produktionsmaterial und Produktionsprozesse. „Es ist nicht einfach, im Bereich der Produktionsmaterialien und der Fertigungsprozesse als Berater Gehör zu finden. Die Unternehmen halten sich nämlich intern für gut aufgestellt, man glaubt, man kenne die Zahlen, Daten, Fakten, es gibt bestens eingefahrene Beschaffungswege und man betrachtet externe Unterstützung in den meisten Fällen für völlig überflüssig.

Bei der Beschaffung von C-Materialien ist das Problembewusstsein schon viel weiter entwickelt, aber wenn wir den Einkaufsleiter auf die Produktionsmaterialien ansprechen, dann winkt er ab oder sagt, hier hätte man alles im Griff.“ Nach anfänglicher Zurückhaltung sowohl beim Einkaufsleiter als auch beim Fertigungsleiter hat GMVK den Kunden überzeugen können, auch den Werkzeugbereich ganzheitlich zu betrachten.

Am Ende hat die bereichsübergreifende Analyse zu einem erstaunlichen Ergebnis geführt: die Kombination aus Einkaufspreisen, Standzeiten-Erhöhung, Steigerung der Produktivität durch höhere Bearbeitungsgeschwindigkeiten sowie Reduzierung der Rüstzeiten und Rüstkosten für die Werkzeuge hat zu einer betriebswirtschaftlichen Rendite geführt, die 10 mal größer war als nur die isolierte Betrachtung der Einkaufspreise. Dabei sind niedrigere Kosten durch eine verbesserte Qualität noch nicht einmal eingerechnet.

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Es sind vier Säulen, die ein Unternehmen tragen

Thomas Mademann, geschäftsführender Gesellschafter der GMVK Procurement Group aus Essen, kennt insbesondere die Situation von Routinen im Einkauf bei mittelständischen Industrieunternehmen. Seit mehr als 12 Jahren unterstützt die GMVK erfolgreich produzierende Unternehmen bei der Prozess- und Kostenoptimierung von Einkauf, Lagerwirtschaft und Instandhaltung.

„Hierbei konzentrieren wir uns auf die warengruppenbezogene Reduzierung von Stück- und Prozesskosten in jenen Bereichen, die typischer Weise nicht im Fokus des strategischen Einkaufes unserer Zielkunden liegen, also den B- und C-Warengruppen und den indirekten Materialien und Dienstleistungen.“ Mademann argumentiert mit den vier tragenden Säulen eines jedes Unternehmen: Inhaber, Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten. Vor allem im Bereich der Lieferantensteuerung sieht er deutliche, unentdeckte Optimierungspotenziale, die es im Unternehmen zu erkennen und zu nutzen gilt.

„Wenn der Einkauf an der Lieferantensäule immer nur sägt, dann wackelt über kurz oder lang die ganze Konstruktion. Ein guter Unternehmer geht mit seinen Lieferanten genauso gut um wie mit seinen Kunden. Im Schnitt werden 50-60 Prozent der Wertschöpfungskraft eines Unternehmens im Einkauf realisiert.“ Das Zauberwort heißt Transparenz. Mademann: „Wir stärken den Einkauf intern und extern; gemeinsam suchen wir den optimalen Lieferanten – das ist nicht der billigste, sondern der am besten geeignete oder zumindest der sehr gut geeignete Lieferant.“ Wenn das Geschäft allen Beteiligten Spaß macht, stehen die Unternehmen auf stabilen Säulen.

Angstfreies Miteinander senkt Kosten und steigert Produktivität

Viele Unternehmen müssen sparen und die Konsequenz liegt schnell auf der Reduzierung der Personalkosten. Welche Stellen lassen sich zusammenfassen oder wo gibt es günstigere Human Resources? Der Einkaufsleiter hat die Reduzierung der Einkaufspreise im Blick und baut entsprechenden Druck auf die Lieferanten auf. Der Werksleiter bemüht sich, die Produktivität zu steigern, wenn möglich durch Mehr und Schneller.

Auch der Vertriebsleiter hat auf Befragen oft seine Möglichkeiten längst ausgeschöpft und erst recht der Leiter der Logistik. „Ein-Kauf und Ein-Satz haben aber ganz viel miteinander zu tun. Es nützt beispielsweise nichts, günstig einzukaufen, wenn die eingekauften Mittel in der Produktion Probleme machen,“ so Ulrich Rehrmann, Geschäftsführer der GMVK-Procurement Group in Essen. „Wir haben uns in der Beratung lange Zeit nur auf den Einkauf konzentriert, haben aber im Laufe der Zeit festgestellt, dass allein die Stückkostenbetrachtung zu kurz greift. Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit lassen sich nur dann konsequent steigern, wenn der gesamte Prozess analysiert wird und die Total Cost of Ownership berücksichtigt werden.“

Fakt ist, dass die Leiter von Einkauf, Produktion, Vertrieb und Logistik unter einem hohen Erfolgsdruck und ständig im Wettbewerb stehen. „Misstrauen und die Angst, man würde nur versuchen, die Unzulänglichkeiten des eigenen Bereiches zu entlarven, bestimmen leider oft die Gemengelage. Wir können eigentlich nur dort aktiv werden, wo Vertrauen in die gemeinsame Leistung und in den gemeinsamen Erfolg die Geschäftspolitik bestimmen,“ so Ulrich Rehrmann. „Wenn CEOs ein angstfreies, kooperatives Klima fördern und Menschlichkeit als Asset erkannt haben, lassen sich gemeinsam Prozesse wesentlich optimieren und erhebliche Renditen erwirtschaften.“

Wissensbasierte Einkaufsoptimierung – die sich am Ergebnis messen lässt!

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