+49 (201) 219695 0 info@gmvk.de

Ein Gastbeitrag von Tobias Löwenthal (Geschäftsführer 4EBIT):

Die im Einkauf der zu verarbeitenden Datenmenge und die Anzahl operativer Einkaufsvorgänge steigen exponentiell. Das überfordert viele Organisationen. Analoge Prozesse, rudimentäre Stammdaten, Festhalten an fehleranfälligem Excel, hoher Aufwand für Reportings, keine Transparenz: Es ist dringend geboten, die Vorteile der Digitalisierung zu erschließen, um intern und extern zum wertgeschätzten Partner zu werden. Business Intelligence (BI) schafft die Voraussetzungen. Transparenz und Zeit für strategische Beschaffung sind im warengruppenbezogenen Einkauf die schärfsten Waffen. Durch Automatisierung wiederkehrender Beschaffungsvorgänge lässt sich besser, schneller und günstiger einkaufen. Dazu bedarf es keines großen Implementierungsprojektes. Die Ergebnisse sprechen für sich.

Countdown: 4EBIT for Mercateo

Die 4EBIT GmbH (Essen) spürt mit ihrer webbasierten Software 4EBIT-Suite Datenschätze in Abteilungssilos von Unternehmen auf, extrahiert Daten und bereitet sie so auf, dass Nutzer unkompliziert und intuitiv damit arbeiten können – Bauchgefühl adé. Die Bereitstellung erfolgt in einfachen, effektiven Dashboards. Ziel ist, für klare Entscheidungsgrundlagen zu sorgen, um Einsparungen aufzudecken und Einkaufsprozesse möglichst effizient zu gestalten. Wichtiger Begleiteffekt: Normalerweise benötigt der Einkauf für eigene Projekte Wohlwollen und Zeit der IT-Kollegen. Der Service der 4EBIT GmbH entlastet hingegen die IT auf Sicht. Und: Stammdaten lassen sich während des Projektes anreichern.

Das leistet die 4EBIT-Suite

Transparente Datenbasis für belastbare Entscheidungen

Durch Datenextraktion, Transformation und Bereitstellung von Einkaufsdaten in einfachen, effektiven Dashboards lassen sich u.a. folgende Informationen auf Knopfdruck generieren bzw. Fragen beantworten.

  • Welche Beschaffungsmärkte nutzen wir aktuell?
  • Passen unsere Lieferanten in der jeweiligen Warengruppe zu unserer Strategie und unserer Einkaufsmacht?
  • Mit welchen Lieferanten arbeiten wir in den verschiedenen Warengruppen?
  • Wie performant sind unsere Lieferanten?
  • Wie entwickeln sich unsere Umsätze und Kosten?
  • Passt die Preisentwicklung zur Entwicklung der entscheidenden Wertbestandteile?
  • Arbeiten unsere Einkaufsressourcen wertschöpfend?
  • Wo gibt es noch immer Maverick Buying?
  • Wie verhalten sich die Pole einer zentralen Einkaufsbündelung und einer dezentralen Flexibilität aktuell zueinander?

Digitalisierung von Einkaufsdaten

Zusammenführung aller einkaufsspezifischen Daten, auch wenn diese nur als Papierrechnungen oder nicht durchsuchbare PDFs zur Verfügung stehen.

Klassifizierung und Spezifizierung

Klassifizierung und Spezifizierung unzureichender oder intransparenter Einkaufsinformationen für aussagekräftigere Analysen.

Vorteile der BI-Lösung der 4EBIT GmbH

  • Kein IT-Support nötig
  • Internetbasierte Technologie
  • Einfacher Daten-Upload
  • Automatisierte Datenanreicherung mit Klassifizierungsinformationen für trennscharfe Analysen auch indirekter Bedarfe
  • Nutzung der weltweit führenden Standard-BI-Technologie Qlik®-Sense
  • Standardschnittstellen zu ERP-Systemen wie SAP und Navision, zu E-Procurement-Lösungen, zu Marktplätzen wie Mercateo sowie zu Excel
  • Perspektivisch: kontinuierliche Benchmark-Services

Projektbeispiel:
Zeitarbeitsverträge

Mit der 4EBIT-Suite wurden bei einem Unternehmen im Bereich Zeitarbeit 587 Verträge schnell und effizient eingelesen. Das Abrechnungsvolumen betrug 1,8 Mio. Euro. Bei der Analyse „Arbeitnehmerüberlassungsverträge vs. Rechnungen“ sollte dem Verdacht (Hypothese) auf unsaubere Abrechnung nachgespürt werden.

Ergebnis:

  • Identifizierung von 3,5 Prozent belastbaren Fehlabrechnungen
  • = entspricht 60.000 Euro „Überzahlung“
  • Konkrete Handlungsempfehlungen und vorgefertigte KPI, die direkte Ergebnisse garantieren
  • Positiver Deckungsbeitrag nach Prüfung durch die Software – und nach der 4EBIT-Leistung

Mercateo und Business Intelligence der 4EBIT GmbH:
Validierte Einkäuferinfos ohne Medienbruch

Die BI der 4EBIT GmbH wird derzeit voll in den B2B-Marktplatz Mercateo integriert. Der Software 4EBIT-Suite macht die Daten des Einkaufs bei der Bestellabwicklung (auch Archiv) analysierbar. Auto-Synchronisation mit automatischen regelmäßigen Updates sorgt dafür, dass jederzeit die aktuellen Einkaufsdaten bereitstehen. Dabei stört kein Medienbruch. Mercateo-Kunden können dabei auch auf ihre eigenen Systeme abspringen, wenn diese in in die 4EBIT-Suite integriert wurden – ohne den Bezug zum Marktplatz zu verlieren.

Das Mercateo-Dashboard zeigt dem Einkäufer u.a. an
(nur er sieht „seine“ Daten):

  • Bestellvolumen
  • Anzahl Bestellungen bei Anzahl Lieferanten
  • Anzahl Artikel
  • Position pro Bestellung
  • Anteil Marktplatz- vs. Katalogbestellungen
  • Multi-Sourcing-Artikel
  • Versandkostenanteil
  • Kostenstellen und Bedarfsanforderer (auch Anzahl)
  • Variabel/beliebig in der Tiefe abrufbar bzw. analysierbar:
    Veränderungen/Abweichungen, Verhältnis in Prozent;
    Daten bezogen auf Standorte, Warengruppenebene, einzelne Lieferanten und Lieferkonditionen; Produktsteckbriefe etc.
  • Hieraus resultieren aufgezeigte Einsparpotenziale und Empfehlungen
  • Ansicht „Handlungsempfehlungen“:
    Potenziale durch Bündelung, durch Single Sourcing (Bezug bei Lieferant B statt bei A und B), Potenzial durch Verhandlung individueller Kataloge, Potenzial durch Versandkosteneinsparung
  • Anzeigen der Potenziale von „wenig“ bis „viel“

Die flexible Anwendung soll keinen Menschen im Einkauf überflüssig machen. Ziel ist, dem Einzelnen eine belastbare Informationsbasis an die Hand zu geben, die rasche Maßnahmen erlaubt – gestützt, professionell, wertschöpfend. Nur wer weiß, wo er steht, kann gegensteuern.

Anmerkung: Dieses neue Mercateo-Dashboard ist in der letzten Implementierungsphase. Das Release erfolgt voraussichtlich im Herbst 2020. 

 

Über die 4EBIT GmbH

Die 4EBIT GmbH unterstützt Unternehmen bei der Steigerung ihres EBIT. Hierbei werden Einkaufsinformationen mit Hilfe der 4EBIT-Suite und semantischer Technologien digitalisiert und analysiert. Die Daten werden mit Marktdaten angereichert und vergleichbar gemacht.

Anwender erhalten auf Knopfdruck einen Überblick über Handlungsfelder und Optionen. So lassen sich Stück- und Prozesskosten senken und Wertströme mit Zulieferern optimieren. Der Nutzer weiß jederzeit, welche Gewinnwirkung seine Maßnahmen haben. Hinter der 4EBIT GmbH stehen die GMVK Procurement Group (Essen) und die Detect Value AG (Walldorf) als technische und fachliche Impulsgeber.