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Wenn ich mich mit Einkaufsleitern und Geschäftsführern produzierender mittelständischer Unternehmen austausche und sie danach frage, auf welchen Gebieten sie die größten Effekte aus dem Einsatz neuer IT-Lösungen im Einkauf erwarten, dann ist in aller Regel von der Automatisierung wiederkehrender Beschaffungsvorgänge die Rede.

Nicht, dass man die Thematik einer effizienteren Abwicklung operativer Einkaufsvorgänge geringschätzen sollte, aber den Wertschöpfungsbeitrag des Einkaufes vergrößert sie leider nicht. Wertschöpfend ist es dagegen, die vorgelagerte oder in die eigene Fertigung integrierte externe Wertschöpfung optimal zu managen. Optimal bedeutet dabei: kostengünstig, bei hoher Qualität und in Time!

Die erfolgreichsten Unternehmen nutzen darüber hinaus auch noch das Innovationspotenzial ihrer Lieferanten und Dienstleister und verstehen es, das Spannungsverhältnis zwischen integrativer Kollaboration und wettbewerbsgeprägtem Kostenbewusstsein auszubalancieren.

Ein solches Arbeiten im Einkauf verlangt ein deutlich strategischeres Agieren, als man es bisher in der Regel im Mittelstand vorfindet. Die Ursache dafür ist nicht, dass die Einkaufsabteilungen mittelständischer Unternehmen nicht über das intellektuelle Potenzial für ein strategisches Arbeiten verfügen. Im Gegenteil: Durch die intensive Vernetzung im eigenen Unternehmen und mit den externen Wertschöpfungspartnern wären sie optimal vorbereitet, strategischer zu agieren. Allerdings fehlen nach meiner Erfahrung zwei wichtige Voraussetzungen, um die nächste Entwicklungsstufe des strategischen Einkaufs zu erreichen:

  1. Die Qualität der Stammdaten
    Darunter verstehen wir die Stammdaten zu den beschafften Materialien und Dienstleistungen und zu den Leistungserbringern. Meistens ist die Datenlage zu unprofessionell, um einen ausreichenden Transparenzgrad über die externe Wertschöpfung zu erreichen, die deren optimales Management erst gestattet
  2. Werkzeuge im strategischen Einkauf
    Meistens fehlt es an Werkzeugen im strategischen Einkauf, um die in den Beschaffungsdaten schlummernden Informationen so zu erschließen, dass sie bei der Bewertung strategischer Optionen systematisch zugrunde gelegt werden können.

Genau hier kann die Nutzung von Business Intelligence für den strategischen Einkauf ansetzen. Zunächst kann sie den Einkauf wirksam dabei unterstützen, die Stammdatenqualität massiv zu verbessern. Über die Verknüpfung von Daten aus unterschiedlichen Quellen wie Bestellinformationen, Rechnungen, Katalogen, Portalen, Datenblättern etc. vermag Business Intelligence dafür zu sorgen, dass Artikel/Materialien und Dienstleistungen nicht nur ausschreibungsfähig spezifiziert, sondern über Warengruppen-Logiken wie eCl@ss auch für ein Material- oder Warengruppenmanagement vorbereitet werden. Nachdem GMVK über fast drei Jahre dieses Vorgehen in den Optimierungsprojekten für unsere Kunden erprobt, verfeinert und bis zu einer reifen Standardvorgehensmethodik entwickelt hat, bieten wir solche Stammdatenservices nun auch interessierten Mittelständlern an.

Auf der Basis dieser optimierten Stammdaten entfaltet der Einsatz von BI-Software jetzt seine volle Wirkung für den strategischen Einkauf mittelständischer Unternehmen. Mit Hilfe multidimensionaler Analysen und einem Deep Diving in den Warengruppen, Materialien und Lieferanten in Form assoziativer Datenanalysen, die die Beschränkungen von Excel-Pivots überwinden und obendrein Anwender-freundlich sind, können in den durch Massendaten gekennzeichneten indirekten Warengruppen optimale Beschaffungsstrategien identifiziert und deren betriebswirtschaftliche Auswirkungen gemessen werden.

In den fertigungsnahen Schlüsselwarengruppen werden dagegen komplexe Wirkzusammenhänge transparent und gestatten eine Optimierung der Total Cost. Als Beispiel mag die Optimierung der zerspanenden Fertigung von Bauteilen dienen, die sich erst dann dem Optimum nähert, wenn man die Wechselwirkung von Bearbeitungszentrum, Spindel, Werkzeugaufnahme, Werkzeug (Art, Vorbereitung, Standzeit etc.), zu bearbeitendem Material, Kühlschmierstoff und Steuerung versteht. Es geht also letztlich darum, die technischen und kaufmännischen Wechselwirkungen so steuern, dass die strategischen Unternehmensziele hinsichtlich Kosten, Qualität und Produktivität erreicht und übertroffen werden können. Mit der BI-Software ProValuePilot unserer Tochterunternehmung 4EBIT können wir sowohl die Herausforderungen der Massendatenanalyse als auch der multidimensionalen Einflussfaktorenanalyse mittelstandsadäquat lösen.

Darüber hinaus gestattet BI eine Systematisierung der Lieferantenbewertung und den Aufbau eines smarten Risiko-Managements. Auch eine systematische automatisierte Prüfung komplexer Rechnungen wie Logistik- oder Zeitarbeitsrechnungen kann über den ProValuePilot gewährleistet werden.

Damit wird Business Intelligence zum praktischen Werkzeug für den strategischen Einkauf des Mittelstandes und so zunehmend auch ein Thema, das dem Mittelstand bei der Digitalisierung des Einkaufs messbar und EBIT-wirksam hilft.