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Wenn wir in der Akquise oder in Projekten nach einer Selbsteinschätzung zur Qualität der Artikel- und Lieferantenstammdaten fragen, so äußern sich fast alle Einkaufsverantwortliche ganz freimütig. Hier wird uns recht offen mitgeteilt, dass die Stammdaten nicht im Fokus stehen, dass es schon gar keine Strategie für deren Anlage und Pflege gibt und man sie einfach nur als Lästigkeit betrachtet.

Woher rührt diese ungewöhnliche Offenheit im Eingeständnis eines Defizits?

Nach meiner Überzeugung gestattet man sich diese Haltung, weil man sich der Notwendigkeit guter Stammdaten und der in guten Stammdaten liegenden Chance noch überhaupt nicht bewusst ist. Die Größe und die Bedeutung des Defizits werden tatsächlich verkannt.

Dabei müssten die häufig arbeitsmäßig hoch überbelasteten operativen Einkäufer, die Tausende von Freitext-Bestellungen wegzuarbeiten haben, laut fordern „sorgt endlich für Transparenz, welche Bedarfe wir hier regelmäßig wiederkehrend noch immer nicht so beschrieben haben, dass sie über elektronische Kataloge beschafft werden können!“.  Aber die Menschen sind leise und mucken nicht einmal, vielleicht aus Sorge, dass die tägliche Routine der Bearbeitung von Freitext-Bestellungen wegfallen und man selbst überflüssig werden könnte.

Ganz ruhig, möchte ich diesen Kollegen zurufen. Denn es sind gute Stammdaten, also ausschreibungsfähig spezifizierte und aus Beschaffungsmarktsicht klassifizierte Artikeldaten, die eine strategische Bearbeitung von Warengruppen erst möglich machen. Mangels guter Daten schaffen es die meisten Einkaufsorganisationen für diejenigen Bereiche, die nicht A sind, also insbesondere für die B- und C-Teile und die Indirects nicht, mit ihren Top-Lieferanten zu sprechen, verhandelt werden meistens nur die Renner-Artikel. Echte Warengruppenstrategien können so gar nicht entstehen und bares Geld bleibt liegen. Bis zu 2 % Umsatzrendite werden so verschenkt, weil die Stammdaten fehlen, um geeignete warengruppenbezogene Einkaufsstrategien zu definieren, die richtigen Lieferanten in der optimalen Distributionsstufe und den am besten geeigneten Märkten zu identifizieren und Verträge und Kataloge zu definieren, die einen angemessenen Service bei günstigen Preisen sichern. So eine Arbeit ist wertschöpfend und lässt sich durch Business Intelligence (BI) sogar noch unterstützen.

Der Headcount für diese Wertschöpfung ist da. Er schlummert im operativen Einkauf. Mit guten Stammdaten und BI kann man ihn nutzen.

Unterschätzen Sie das Thema Stammdaten auch noch oder sind Sie bereit für professionelle Unterstützung, die Aufgabe gemeinsam mit Spezialisten anzugehen?

Mit unseren Instrumenten zur Digitalisierung und Anreicherung analoger Einkaufsinformationen zum Beispiel in Form von Lieferantenrechnungen sind wir gern an Ihrer Seite. Für Ihren Profit.