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Für die meisten Unternehmen lautet das Gebot der Stunde derzeit: Kosten senken! Also Personal entlassen? Bitte nein, das sollte die letzte Option sein. Schließlich hat man zuvor (hoffentlich!) in Menschen und Maßnahmen investiert. Und laufen die Geschäfte erst einmal wieder, haben freigesetzte Fachkräfte und Talente die freie Wahl auf dem Arbeitsmarkt. Also besser Investitionen zurückstellen, um Liquidität zu wahren? Kann man machen, muss man aber nicht. Es gibt beispielsweise im Bereich Energie für Gebäude- und Lagerbewirtschaftung interessante Modelle, die sich auch ohne Invest rasch amortisieren.

Vergessen wir die Regel vom antizyklischen Wirtschaften ? Denn danach hätte man Einsparmöglichkeiten in guten Zeiten generiert. Aber die personellen Ressourcen waren auch damals verdammt knapp. Es bringt indes nichts, auf die „totale Auslastung“ der Mannschaft zu verweisen. Es wird immer neue Projekte geben, die Kapazitäten über Gebühr binden. Seit langem stehen Themen wie die Neuordnung von Materialgruppen, die Transformation des operativen Einkaufs und die Implementierung von P2P-Prozessen auf der Agenda. Es dauert oft Jahre, zumindest aber viele Monate, um eine komplexe Roadmap zum Erfolg zu führen. Und nicht selten sind „Erfolge“ am Ende andere als man zu Beginn der Reise einmal formuliert hatte.

Keiner sollte darauf warten, dass es „irgendwann einmal“ mehr Zeit für die Ernte vermeintlicher low hanging fruits gibt. Leiten Sie jetzt (!) präventive Restrukturierungen ein, zum Beispiel im Bereich indirekte Materialien, Dienstleistungen, Handelsware. Sie brauchen schnelle Ergebnisse – also checken Sie, wo Sie noch Potenziale heben können, anstatt sich in Verzicht zu üben. Sammeln Sie gute Argumente. Die Basis Ihres Erfolgs ist die Schaffung von Transparenz über alle Warengruppen, Lieferantenstrukturen, Artikeldaten und Prozesse. Nur wenige Unternehmen haben es bisher vermocht, ihre Artikelstammdaten sauber zu pflegen. Viele Einkäufer können Bedarfe nicht spezifizieren und klassifizieren. Wenn am Ende des Tages nur die Lieferanten tatsächlich wissen, was sie liefern, ist eine strategische Bearbeitung der entsprechenden Warengruppen unmöglich. 

Gerade jetzt gilt es, die Chancen der Digitalisierung zu nutzen. Starten Sie ein Einkaufsprojekt, das sich innerhalb kurzer Zeit amortisiert. Generieren Sie signifikante Einsparungen bei Stückkosten und Prozessen und gehen Sie damit gestärkt aus der Krise hervor. Insbesondere bei den häufig vernachlässigten Indirects lassen sich leicht 15 bis 20 Prozent bei den Stückkosten sparen. Optimierte Prozesse entlasten Ihre Einkaufsmitarbeiter von wiederkehrenden, lästigen administrativen Arbeiten. Die freigesetzten Ressourcen nutzen Sie dann zum „Geld verdienen“ im strategischen Bereich.

Rechenbeispiel: Ein produzierendes Unternehmen mit 100 Millionen Euro Umsatz hat bei entsprechender Fertigungstiefe rund 50 Prozent Einkaufsbudget, also etwa 50 Millionen Euro. Die Warengruppen „Indirects, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie Dienstleistungen“ machen ca. 20 bis 30 Prozent des Einkaufs aus, also zirka 10 bis 15 Mio. Euro. Bei 15 Prozent Einsparungen – die in der Regel über alles mindestens zu erzielen sind – ergeben sich 1,5 bis 2,25 Millionen Euro zusätzliches EBIT. Rechnen Sie selbst aus, um wie viele Prozentpunkte Ihr EBIT bei dieser realistischen Rechnung steigen würde.

Eine Menge Arbeit, die ohne externe Hilfe freilich nicht in überschaubarer Zeit zu schaffen ist. Nehmen Sie temporären Support von Spezialisten in Anspruch – und honorieren Sie den nachweislich erbrachten Erfolg! Ein seriös umgesetztes Einkaufsprojekt im Bereich B und C hat einen absolut nachhaltigen Effekt, der sich im EBIT des Unternehmens unmittelbar niederschlägt. Der ROI einer solchen Maßnahme liegt in der Regel bei sieben bis neun Monaten.

Fazit: Sparen Sie nicht am falschen Ende. Machen Sie einfach eine neue Rechnung in Sachen Stückkosten auf.